ASTbooks - Φυσική απογραφή αποθεμάτων

1.2 Φυσική Απογραφή Αποθεμάτων

Η φυσική απογραφή είναι η διαδικασία που εκτελείται σε τακτά χρονικά διαστήματα με στόχο να γίνει φυσική καταμέτρηση των αποθεμάτων στους αποθηκευτικούς χώρους.

Οι οικονομικές μονάδες είναι υποχρεωμένες να πραγματοποιούν πραγματικές (φυσικές) απογραφές των αποθεμάτων τους τουλάχιστον μία φορά μέσα σε κάθε χρήση και μάλιστα στο τέλος αυτής. Κατά την απογραφή πρέπει να αναγνωρίζονται, να καταμετρούνται και να καταγράφονται όλα τα αποθέματα κατ' είδος, ποιότητα και ποσότητα και να γίνεται η κατάταξη αυτών σε κατηγορίες που να αντιστοιχούν στους επιμέρους λογαριασμούς των αποθεμάτων.

Είδη που βρίσκονται σε τρίτους για πώληση, για ενέχυρο ή για άλλους λόγους, καταχωρούνται ιδιαίτερα στην απογραφή.

Οι οικονομικές μονάδες που τηρούν τους λογαριασμούς αποθεμάτων κατά τη

μέθοδο της διαρκούς απογραφής έχουν τη δυνατότητα, αντί να διενεργούν πραγματική απογραφή για όλα τα είδη κατά τη λήξη της χρήσεως, να εφαρμόζουν τη μέθοδο της περιοδικής απογραφής. Σύμφωνα με τη μέθοδο αυτή η απογραφή, για κάθε κατηγορία ειδών, γίνεται μέσα στη χρήση, αλλά σε καθορισμένους χρόνους που κρίνονται κατάλληλοι από την οικονομική μονάδα, με την προϋπόθεση ότι όλα τα είδη θα απογράφονται τουλάχιστο μία φορά μέσα στη χρήση.

Η αποτίμηση των ειδών που απογράφονται με τη μέθοδο της περιοδικής απογραφής γίνεται στο τέλος της χρήσεως, με βάση τις ποσότητες που προκύπτουν από τα λογιστικά δεδομένα της τελευταίας εργάσιμης ημέρας. (Π.Δ.1123/1980, § 2.2.204)

1.2.1 Σκοπός της Απογραφής

Αν και προφανής ο σκοπός της απογραφής, της καταμέτρησης δηλαδή των αποθεμάτων της, αυτός ποικίλει ανάλογα με το μέγεθος και της ανάγκες της επιχείρησης. Η τιμολόγηση, οι παραγγελίες στους προμηθευτές, ο προγραμματισμός της παραγωγής και άλλες λειτουργίες μιας επιχείρησης προϋποθέτουν μια «κατάσταση απογραφής» που μαζί με άλλες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνει την ονομασία και την ποσότητα όλων των εμπορεύσιμων ειδών μιας επιχείρησης.

Αυτή η κατάσταση είναι καθοριστική κατά την ημερομηνία κλεισίματος ισολογισμού, αφού είναι απαραίτητη η καταγραφή και ο ακριβής υπολογισμός της ποσότητας και της αξίας των αποθεμάτων στο τέλος της περιόδου. Υπάρχει δηλαδή η ανάγκη για την «αποτίμηση» των αποθεμάτων που είναι περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης κατά την ημερομηνία κλεισίματος ισολογισμού και επομένως πρέπει να καταγραφεί με σαφήνεια, ορθότητα και ανάλυση κατά είδος μια κατάσταση με τα είδη που βρίσκονται σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους μιας επιχείρησης κατά την ημερομηνία αυτή. Η ορθότητα της αναλυτικής απογραφής είναι απαραίτητη όχι μόνο για τον ακριβή προσδιορισμό των κερδών –ζημιών της χρήσης, αλλά και για την κοστολόγηση των αποθεμάτων της κατά είδος ή ανά κατηγορία ειδών.

1.2.2 Διαδικασίες Φυσικής Απογραφής

Πολλές εταιρείες διαθέτουν μηχανογραφικά συστήματα που δίνουν τη δυνατότητα στο λογιστή να παρακολουθεί καθημερινά τις κινήσεις και τα υπόλοιπα των αποθεμάτων ανά αποθηκευτικό χώρο, χρώμα, μέγεθος κλπ.. Ανεξάρτητα από το εύρος των πληροφοριών που παρέχονται από τα μηχανογραφικά συστήματα, στο τέλος της χρήσης πρέπει να πραγματοποιείται φυσική απογραφή, δηλαδή να καταμετρώνται όλα τα είδη αναλυτικά σε όλους τους αποθηκευτικούς χώρους. Η διαδικασία γίνεται ως εξής:

α) Οργάνωση για την φυσική απογραφή

Ουσιαστικά πρόκειται για εσωτερική διαδικασία σε μια επιχείρηση αφού στις περισσότερες περιπτώσεις παραμένει η ίδια λειτουργία  φυσικής απογραφής για πολλά χρόνια. Μέσα από αυτή την διαδικασία ορίζεται ο ρόλος του υπεύθυνου για την απογραφή, ορίζονται συνήθως 2 διαφορετικοί καταμετρητές ώστε ο υπεύθυνος να τους ελέγχει, ορίζεται η συμμετοχή στη διαδικασία των αποθηκαρίων, των λογιστών κλπ.. Όταν ορίζονται διαφορετικά συνεργεία καθορίζεται από πριν ο χώρος ευθύνης τους.

Η διαδικασία αυτή συχνά εφαρμόζεται από επιχειρήσεις χωρίς να είναι καταγεγραμμένη και αναλυτική, αλλά σε κάθε περίπτωση πριν ξεκινήσει η καταμέτρηση πρέπει να υπάρχει μια στοιχειώδης οργάνωση. Ο υπεύθυνος λογιστηρίου ακόμα και όταν δεν έχει οριστεί ως υπεύθυνος για την απογραφή πρέπει να γνωρίζει σε βάθος και να ελέγχει τη διαδικασία στο σύνολό της.

β) Προετοιμασία για τη φυσική απογραφή, δηλαδή τακτοποίηση των αποθεμάτων κατά είδος με τέτοιο τρόπο ώστε να είναι ευκολότερη η καταμέτρησή τους. Τα ακατάλληλα ή ελαττωματικά αποθέματα και βεβαίως τα εμπορεύματα τρίτων πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστό χώρο. Κρίνεται σκόπιμο εφόσον είναι δυνατόν να υπάρχει η κατάλληλη οργάνωση ώστε να είναι τακτοποιημένα τα αποθέματα σε όλη τη διάρκεια της χρήσης.

γ) Επιμέτρηση επαναληπτικές επιμετρήσεις αποθηκών

Ανάλογα με την οργάνωση και τις διαδικασίες κάθε επιχείρησης πραγματοποιούνται επιμετρήσεις που σε περίπτωση αποκλίσεων μεταξύ διαφορετικών συνεργείων επαναλαμβάνονται. Επαναληπτικές επιμετρήσεις πρέπει να πραγματοποιούνται και σε περίπτωση   διαφορών απογραφής (διαφορές που προκύπτουν σε ορισμένους κωδικούς (είδη)), όταν εμφανίζεται διαφορετικό υπόλοιπο στο βιβλίο αποθήκης από αυτό που καταμετρήθηκε κατά τη φυσική απογραφή.

Άρα, λοιπόν, απαιτείται αυξημένη προσοχή όταν έχουμε διαφορές απογραφής, αφού είναι πολύ πιθανό είτε να μετράμε λάθος είδος, είτε να βρίσκονται ποσότητες του ιδίου κωδικού σε διαφορετικά μέρη της αποθήκης.

δ) Σύνταξη κατάστασης φυσικής απογραφής

Όταν βεβαιωθούμε πως η διαδικασία της καταμέτρησης έγινε με ορθό τρόπο, δηλαδή πραγματοποιώντας διαφορετικές  καταμετρήσεις από διαφορετικά συνεργεία καταλήγουμε στο ίδιο αποτέλεσμα, σημαίνει ότι η διαδικασία Φυσικής Απογραφής έχει τελειώσει και απομένει η καταγραφή της.

Με ευθύνη του προϊσταμένου λογιστηρίου συντάσσεται κατάσταση όλων των ειδών με την ποσότητα τέλους χρήσης που βρέθηκε οριστικά στη φυσική απογραφή. Σε διπλανές στήλες αναγράφονται τα λογιστικά υπόλοιπα του βιβλίου αποθήκης και οι διαφορές (ελλείμματα - πλεονάσματα).

Η κατάσταση αυτή υπογράφεται από τον ίδιο, από τον υπεύθυνο απογραφής αλλά και από τη διοίκηση, ώστε να είναι επίσημο έγγραφο της εταιρείας, που ελέγχεται από τον ορκωτό Ελεγκτή Λογιστή, αλλά και τις φορολογικές αρχές. Θα μπορούσε να είναι όπως παρακάτω:

1.2.3 Διαφορές Απογραφής Αποθεμάτων

Είναι ευνόητο ότι σημαντικές διαφορές πρέπει να εξεταστούν από τη διοίκηση γιατί ενδέχεται να αφορούν κλοπές ή καταστροφές, αλλά σε κάθε περίπτωση και από τον υπεύθυνο του λογιστηρίου, αφού μπορεί να οφείλονται σε λάθος λογιστική καταχώρηση (στον κωδικό ή την ποσότητα του είδους). Όταν αφορούν σε α΄ ύλες, είναι πιθανό να οφείλονται σε αυξημένες φύρες παραγωγής ή σε λανθασμένες προδιαγραφές (συνταγές) των παραγόμενων ειδών .

Όπως φαίνεται από τον παραπάνω πίνακα, οι διαφορές απογραφής μπορεί να χαρακτηρίζονται ως ελλείμματα ή πλεονάσματα απογραφής.

Ως έλλειμμα απογραφής χαρακτηρίζεται μια διαφορά όταν η ποσότητα που εξευρίσκεται κατά τη φυσική απογραφή είναι μικρότερη από αυτή που αναφέρεται στο βιβλίο αποθήκης. Ας υποθέσουμε ότι έχουμε υπολογίσει τα αποτελέσματα της επιχείρησης και έχουμε βασιστεί στο λογιστικό υπόλοιπο των αποθεμάτων τέλους χρήσης. Με την πραγματοποίηση της φυσικής απογραφής αθροίζοντας τις διαφορές παρουσιάζεται συνολικά έλλειμμα. Διαπιστώνουμε ότι  κάνοντας υπολογισμό εκ νέου των αποτελεσμάτων, αυτά θα είναι μειωμένα ισόποσα με το έλλειμμα (κατά απόλυτη τιμή) που παρουσιάστηκε .

Αντίθετα, όταν βρεθεί ένα συνολικό πλεόνασμα απογραφής, αυτό θα αυξήσει τα αποτελέσματα που έως εκείνη τη στιγμή είχαμε υπολογίσει. Αυτό συμβαίνει γιατί και στις δύο περιπτώσεις το λογιστικό αποτέλεσμα υπολογίζεται τελικά με βάση τα αποθέματα της φυσικής απογραφής, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει πως είναι δικαιολογημένες μεγάλες διαφορές ανάμεσα στη φυσική απογραφή και το βιβλίο αποθήκης.

1.2.3.1 Εξέταση διαφορών από πλευράς φορολογίας εισοδήματος

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ενδεχόμενο έλλειμμα απογραφής μειώνει το τελικό απόθεμα, άρα αυξάνει το κόστος των πωληθέντων και μειώνει το φόρο εισοδήματος. Ενδεχόμενο πλεόνασμα απογραφής αυξάνει το τελικό απόθεμα, άρα μειώνει το κόστος των πωληθέντων και αυξάνει το φόρο εισοδήματος. Στις περιπτώσεις που υπάρχουν ελλείμματα ή πλεονάσματα απογραφής, είναι πολύ πιθανό ο φορολογικός έλεγχος να καταλογίσει ποινές, διότι:

•          Από την ύπαρξη ελλειμμάτων είναι δυνατόν να βγει το συμπέρασμα ότι έχουν γίνει πωλήσεις χωρίς παραστατικά ή με ανακριβή τιμολόγια.

Έτσι, τα ελλείμματα τα οποία κρίνονται φυσιολογικά και μη ουσιώδη από τον έλεγχο, εκπίπτουν κανονικά από τα φορολογητέα έσοδα.

Εάν όμως δεν είναι δικαιολογημένα, τότε διακρίνουμε δυο περιπτώσεις. Σε περίπτωση που δεν υπάρχουν σαφείς ενδείξεις για απόκρυψη πωλήσεων, τα ελλείμματα θεωρούνται πωληθέντα αποθέματα και η αξία τους προστίθεται στα φορολογητέα έσοδα. Σε περίπτωση που υπάρχουν στοιχεία για απόκρυψη πωλήσεων, τα βιβλία θεωρούνται ανακριβή και γίνεται εξωλογιστικός προσδιορισμός των φορολογητέων κερδών.

•          Από την ύπαρξη πλεονασμάτων είναι δυνατό να βγει το συμπέρασμα ότι έχουν εκδοθεί εικονικά ή πλαστά τιμολόγια ή δεν έχει καταχωρηθεί μέρος των αγορών.

Συμπερασματικά, είναι απαραίτητο η επιχείρηση να πάρει όλα εκείνα τα αναγκαία μέτρα ώστε να μην εμφανίζει διαφορές απογραφής, δηλαδή η φυσική απογραφή να συμφωνεί με το βιβλίο αποθήκης και να συμβαδίζει με τη Γενική Λογιστική, ούτως ώστε να εξασφαλίζει ότι δε θα της επιβληθούν οι ανωτέρω κυρώσεις.

Πωλήσεις, αυτοπαραδόσεις και οποιεσδήποτε εξαγωγές από την εταιρεία αποθεμάτων πρέπει να συνοδεύονται με την έκδοση παραστατικού που θα πρέπει να ενημερώνει το βιβλίο αποθήκης. Αν τυχόν διαφορές δεν μπορούν να δικαιολογηθούν, μπορεί να θεωρηθεί ως αιτία τους η απόκρυψη πωλήσεων από την εταιρεία.

1.2.3.2 Εξέταση διαφορών απογραφής από πλευράς ΦΠΑ

Σε κάθε περίπτωση οι διαφορές απογραφής συσχετίζονται και με τον ΦΠΑ, αφού ακόμα και αν σε ενδεχόμενο έλεγχο αιτιολογηθούν ως δωρεάν διάθεση ειδών που δεν καταχωρήθηκε από αμέλεια, ανάλογα με την αξία των ειδών μπορεί να θεωρηθούν ως αυτοπαράδοση σύμφωνα με το άρθρο 7 του κώδικα Φ.Π.Α. και θα πρέπει να καταλογιστεί ως πληρωτέος ο Φ.Π.Α. στην αξία του κόστους της διαφοράς απογραφής που αφορά ποσότητα (αξία αυτοπαράδοσης είδους Χ1 = διαφορά απογραφής είδους Χ1 * κόστος κτήσης είδους  Χ1). Μικρές ποσότητες μικρής αξίας που διατίθενται σε ειδική συσκευασία που αναγράφει  «δείγμα δωρεάν» μπορούν να δικαιολογηθούν ως δαπάνη προβολής χωρίς να αποδοθεί Φ.Π.Α., αλλά και σε αυτή την περίπτωση θα έπρεπε να εκδοθεί παραστατικό με το οποίο θα γινόταν η εξαγωγή από την αποθήκη ώστε να μην εμφανιστούν διαφορές απογραφής.

Σε περίπτωση που ο φορολογικός έλεγχος θεωρήσει τη διαφορά απογραφής ως απόκρυψη πωλήσεων, εκτός από τον Φ.Π.Α. γίνεται απαιτητός από τις φορολογικές αρχές υπάρχει ο κίνδυνος να χαρακτηριστούν ανακριβή τα βιβλία της εταιρείας.

1.2.3.3 Διαφορές απογραφής και βιβλίο αποθήκης

Η καταχώριση διαφορών απογραφής στο βιβλίο αποθήκης γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε τα υπόλοιπα του βιβλίου αποθήκης να «διορθωθούν» και να εξισωθούν με τα πραγματικά υπόλοιπα που καταμετρήθηκαν. Αυτό μπορεί να πραγματοποιηθεί με κίνηση στο βιβλίο αποθήκης σε στήλη που θα έχει το ίδιο όνομα (διαφορές απογραφής) ή σε στήλη «λοιπές εισαγωγές», «λοιπές εξαγωγές» όπου στην καρτέλα του είδους θα αναγράφεται η αιτία που στην περίπτωση που εξετάζουμε είναι το «έλλειμμα απογραφής» ή «πλεόνασμα απογραφής». Ως παραστατικό για την κίνηση στις μερίδες της αποθήκης μπορεί να θεωρηθεί η υπογεγραμμένη τελική κατάσταση διαφορών απογραφής που αναφέραμε παραπάνω.

Πηγή: Taxpress.gr