Έλεγχος από ΣΕΠΕ και διατήρηση εκκαθαριστικών σημειωμάτων και Βιβλίου Αδειών

Σε έλεγχο από ΣΕΠΕ μου ζητάνε από το 2003 αποδείξεις μισθοδοσίας και βιβλία αδειών. Από ψάξιμο βρήκα ότι για τις αποδείξεις μισθοδοσίας έχω 5ετια λόγω των διατάξεων 250-251 Α.Κ. και για το βιβλίο αδειών καταργήθηκε η πενταετία λόγω: Υποπαράγραφος ΙΑ 5, περ.2, του Ν.4254/2014, με την οποία αντικαταστάθηκε η παρ. 3 του άρθρου 4 του Α.Ν. 539/1945, όπως είχε τροποποιηθεί με το άρθρο 6 του Ν.3762/2009, σχετικά με την υποχρέωση του εργοδότη για την τήρηση του βιβλίου αδειών. Οπότε πρέπει να προσκομίσω μόνο το βιβλίο αδειών του 2014 και 2015 και αποδείξεις μισθοδοσίας από το 2010. Σωστά;

ΑΠAΝΤΗΣΗ

Σύμφωνα με τις ισχύουσες διατάξεις, όπως τις αναφέρετε και στο ερώτημά σας, σχετικώς με τα εκκαθαριστικά σημειώματα ή τα  αποδεικτικά καταβολής αποδοχών προς τους μισθωτούς (παράγραφος 1 του άρθρου 18 του Ν 1082/1980, όπως αντικαταστάθηκε από την υποπαράγραφο ΙΑ 5, περ. 1, του Ν 4254/2014), εκτιμάται ότι πρέπει να διατηρούνται για μία πενταετία, από την ημερομηνία αναφοράς. Αυτό προκύπτει από τις διατάξεις των άρθρων 250 – 251 του Αστικού Κώδικα, οι οποίες αφορούν στην παραγραφή των μισθολογικών απαιτήσεων των εργαζομένων (πενταετία), διαδικασίες που σχετίζονται ευθέως και με τα συγκεκριμένα έγγραφα.

Σε ότι αφορά το Βιβλίο Αδειών, βάσει των νέων διατάξεων της υποπαραγράφου ΙΑ 5, περ. 2, του Ν 4254/2014, οι πληροφορίες που αναφέρονται στην κανονική άδεια των εργαζομένων πρέπει να συμπληρώνονται αμέσως με την χορήγησή της, ενώ η συμπλήρωση ολοκληρώνεται στο σύνολό της, μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους, με την αναγραφή των αποδοχών άδειας και του επιδόματος άδειας. Περαιτέρω, εξ αιτίας του γεγονότος ότι τα στοιχεία εργαζομένων και των αποδοχών (άδειας και επιδόματος), υποβάλλονται ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ (εντός του Ιανουαρίου του επόμενου έτους), και επομένως, είναι διαθέσιμα στις υπηρεσίες ΣΕΠΕ, ο νομοθέτης «αφαίρεσε» την υποχρέωση διατήρησης του ως άνω βιβλίου επί πενταετία. Η σχετική υποχρέωση υπήρχε στον Ν 3762/2009 (άρθρο 6, το οποίο είχε τροποποιήσει την αντίστοιχη διάταξη του ΑΝ 539/1945) και πλέον δεν γίνεται ανάλογη αναφορά στον Ν 4254/2014.

Η προηγούμενη, ήδη αντικατασταθείσα διάταξη, είχε ως εξής:

«Άρθρο 6: Υποχρέωση εργοδότη για τήρηση του βιβλίου αδειών. Η παράγραφος 3 του άρθρου 4 του ΑΝ 539/1945 αντικαθίσταται ως ακολούθως: «3. Έκαστος εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, το οποίο δύναται να είναι και σε µορφή µηχανογραφηµένων σελίδων. Το ειδικό βιβλίο ή οι µηχανογραφηµένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη βιβλίο αδειών και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες: Αύξων αριθμός, ονοµατεπώνυµο μισθωτών, ειδικότητα, ηµεροµηνία πρόσληψης, προϋπηρεσία, αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας, χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας, αποδοχές αδείας, επίδομα αδείας, παρατηρήσεις, υπογραφή µμισθωτού. Τα ανωτέρω στοιχεία διατηρούνται από τον εργοδότη επί µία πενταετία και πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του ΣΕΠΕ που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.»

Συνεπώς, το συμπέρασμά σας είναι ορθό.

Ωστόσο επισημαίνεται, ότι επειδή ο νόμος ισχύει από την ημερομηνία δημοσίευσης, άρα δεν καλύπτει τα προηγούμενα ημερολογιακά έτη, για τα οποία προφανώς, εξακολουθούν να ισχύουν οι προηγούμενες υποχρεώσεις ως προς το χρόνο διατήρησης. Επιπλέον, υπογραμμίζεται, ότι δεν υπάρχει κάποια θέση της Διοίκησης ως προς αυτό. Σκόπιμο επομένως θεωρείται, να ελεγχθεί αυτό το ενδεχόμενο.

Πηγή: epixeirisi.gr