Δέουσα Επιμέλεια

Η Δέουσα Επιμέλεια (due diligence) είναι η διαδικασία έρευνας, ελέγχου και αξιολόγησης που διενεργεί μια επιχείρηση ή ένας επαγγελματίας (π.χ. λογιστής) για να διασφαλίσει τη νομιμότητα, τους κινδύνους και την ορθότητα συναλλαγών ή συνεργασιών, σύμφωνα με τον Ν. 4557/2018 για την αποφυγή ξεπλύματος χρήματος. Αποτελεί υποχρέωση, όχι επιλογή, για τη συμμόρφωση και την αποφυγή νομικών ή οικονομικών κυρώσεων.

Η Δέουσα Επιμέλεια είναι επίσης η διαδικασία ελέγχου ενός φυσικού ή νομικού προσώπου πριν από την υπογραφή ενός συμβολαίου ή μιας οικονομικής συμφωνίας. Χρησιμοποιείται συνήθως κατά τις συγχωνεύσεις, αλλά και τις συμφωνηθείσες ή τις επιθετικές εξαγορές εταιρειών.

Η έννοια της «Δέουσα Επιμέλεια» αποτελεί έναν από τους βασικούς πυλώνες της ελληνικής νομοθεσίας για την πρόληψη της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας. Στο πλαίσιο της φορολογικής συμμόρφωσης, η δέουσα επιμέλεια αποκτά ιδιαίτερη σημασία στον Πίνακα I΄ του εντύπου Ε3, το οποίο υποβάλλεται από ατομικές επιχειρήσεις, νομικά πρόσωπα και επαγγελματίες κατά τη φορολογική δήλωση για να δηλώσουν τα έσοδα, τα έξοδα, τα περιουσιακά στοιχεία και τα καθαρά κέρδη τους.

 

Δέουσα Επιμέλεια ορίζεται από τον Ν. 4557/2018, την ΠΟΛ. 1204/2018, την Ε.2007/2025 εγκύκλιο διαταγή της Α.Α.Δ.Ε. και άλλες συναφείς πηγές.

 Βασικά Στοιχεία Δέουσας Επιμέλειας:

• Πότε εφαρμόζεται: Πριν από τη σύναψη επιχειρηματικής σχέσης, τη διενέργεια συναλλαγής, ή σε τακτά χρονικά διαστήματα.
• Περιεχόμενο: Πιστοποίηση και επαλήθευση ταυτότητας πελάτη, έλεγχος πελάτη απέναντι στις λίστες οικονομικών κυρώσεων, λίστες ανεπιθύμητων, λίστες Πολιτικώς Εκτεθειμένων Προσώπων (ΠΕΠ), έλεγχος αρνητικών νέων, υπολογισμός του κινδύνου τέλεσης πράξεων ξεπλύματος χρήματος, κατανόηση της φύσης της δραστηριότητας και καταγραφή των μετόχων και πραγματικών δικαιούχων.
• Υπόχρεα Πρόσωπα: Λογιστές, ελεγκτές, μεσίτες, δικηγόροι, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, οι κατηγορίες νομικών και φυσικών προσώπων που αναφέρονται στο Ν. 4557/2028, Άρθρο 5.
• Είδη Δέουσας Επιμέλειας

• • Συνήθης: Βασικός έλεγχος.

• • Απλουστευμένη: Για πελάτες χαμηλού κινδύνου.

• • Αυξημένη: Για πελάτες υψηλού κινδύνου και συναλλαγές.
• Ευθύνη & Συνέπειες

• • Ευθύνη Λογιστών: Ο λογιστής ενεργεί ως σύμβουλος, όχι ως εγγυητής, ωστόσο η μη τήρηση των μέτρων επιφέρει ευθύνες.
  • Συνέπειες: Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης, οι αρχές μπορούν να επιβάλουν πάγωμα περιουσιακών στοιχείων και πρόστιμα, ακόμη και έως 5% του συνολικού κύκλου εργασιών σε ορισμένες περιπτώσεις.

 Μέτρα Συνήθους Δέουσας Επιμέλειας και Χρόνος Εφαρμογής

• Εξακρίβωση και επαλήθευση της ταυτότητας του πελάτη, πριν από τη σύναψη της επιχειρηματικής σχέσης ή τη διενέργεια της συναλλαγής,
• Εξακρίβωση της ταυτότητας του πραγματικού δικαιούχου, πριν από τη σύναψη της επιχειρηματικής σχέσης ή τη διενέργεια της συναλλαγής,
• Αξιολόγηση κινδύνου και ανάλογα με την περίπτωση τη συλλογή πληροφοριών για το αντικείμενο και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης και
• Άσκηση συνεχούς εποπτείας όσον αφορά την επιχειρηματική σχέση, με ενδελεχή εξέταση των συναλλαγών που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια αυτής.

Νομικό και Κανονιστικό πλαίσιο

Νόμος 4557/30-7-2018 «Πρόληψη και καταστολή της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας», ΠΟΛ. 1204/2018, την Ε.2007/2025 εγκύκλιο διαταγή της Α.Α.Δ.Ε. παρεπόμενες νομοθετικές ρυθμίσεις και άλλες συναφείς πηγές.

Νομιμοποίηση Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες (Ξέπλυμα Χρήματος - ΞΧ) Συνιστούν οι εξής Πράξεις:

1. Η μετατροπή ή η μεταβίβαση περιουσίας εν γνώσει του γεγονότος ότι προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα, ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα, με σκοπό την απόκρυψη ή τη συγκάλυψη της παράνομης προέλευσής της, ή την παροχή συνδρομής σε οποιονδήποτε ενέχεται στη δραστηριότητα αυτή για να αποφύγει τις έννομες συνέπειες των πράξεων του
2. Η απόκρυψη ή συγκάλυψη της αλήθειας, όσον αφορά τη φύση, την προέλευση, τη διάθεση, τη διακίνηση ή τη χρήση περιουσίας ή τον τόπο όπου αυτή βρίσκεται ή την κυριότητα επ΄ αυτής, ή τα σχετικά με αυτή δικαιώματα, εν γνώσει του γεγονότος ότι η περιουσία αυτή προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα
3. Η απόκτηση, κατοχή ή χρήση περιουσίας, εν γνώσει, κατά τον χρόνο κτήσης, ή κατά τον χρόνο περιέλευσης της κατοχής ή της χρήσης, του γεγονότος ότι η περιουσία προέρχεται από εγκληματική δραστηριότητα ή από πράξη συμμετοχής σε τέτοια δραστηριότητα και
4. Η χρησιμοποίηση του χρηματοπιστωτικού τομέα με την τοποθέτηση σε αυτόν ή τη διακίνηση μέσω αυτού εσόδων που προέρχονται από εγκληματικές δραστηριότητες, με σκοπό να προσδοθεί νομιμοφάνεια στα εν λόγω έσοδα.

 Υπόχρεα Πρόσωπα

Για τους σκοπούς του Ν. 4557/30.7.2018 , ως υπόχρεα νοούνται τα εξής πρόσωπα:

1. Τα πιστωτικά ιδρύματα και κάθε πιστωτικός φορέας του Ν. 4438/2016 (ΦΕΚ Α΄ 220)
2. Οι χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί
3. Οι ορκωτοί ελεγκτές-λογιστές και οι εταιρείες ορκωτών ελεγκτών-λογιστών που έχουν εγγραφεί στο δημόσιο μητρώο της Επιτροπής Λογιστικής Τυποποίησης και Ελέγχων, καθώς και οι ιδιώτες ελεγκτές
4. Οι εξωτερικοί λογιστές-φοροτεχνικοί και κάθε άλλο πρόσωπο που αναλαμβάνει να παρέχει, είτε άμεσα, είτε μέσω άλλων συνδεδεμένων προσώπων, υλική βοήθεια, συνδρομή ή συμβουλές σχετικά με φορολογικά θέματα, ως κύρια επιχειρηματική ή επαγγελματική δραστηριότητα (Άρθρο 5 - Υπόχρεα Πρόσωπα) και
5. Τα περιγραφόμενα στο Άρθρο 5 - Υπόχρεα Φυσικά και Νομικά Πρόσωπα.

Ο Κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. (ΠΟΛ.1204/2018 )

Ο νέος κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. εξειδικεύει τα προβλεπόμενα μέτρα εντοπισμού, αναφοράς και ελέγχου των ύποπτων συναλλαγών, καθώς και το φάσμα των ποινικών και διοικητικών κυρώσεων για τα υπόχρεα πρόσωπα, δηλαδή για χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, επιχειρηματίες παροχής υπηρεσιών και ελεύθερους επαγγελματίες που δεν συμμορφώνονται με τις προβλεπόμενες υποχρεώσεις τους, ώστε να αποτρέπουν το «ξέπλυμα» μαύρου χρήματος. Βάσει του κανονισμού, συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων και επαγγελματιών έχουν ευθύνες ως προς τους πελάτες τους, για την πρόληψη φαινομένων ξεπλύματος βρόμικου χρήματος, εφαρμόζοντας τη «δέουσα επιμέλεια», δηλαδή ερευνώντας το προφίλ του πελάτη τους, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένες τεχνικές οδηγίες.

Στις κατηγορίες αυτές περιλαμβάνονται οι τράπεζες και οι λοιποί χρηματοπιστωτικοί οργανισμοί, οι ορκωτοί ελεγκτές-λογιστές, οι εξωτερικοί λογιστές-φοροτεχνικοί, οι συμβολαιογράφοι, οι δικηγόροι, οι μεσίτες ακινήτων, οι έμποροι και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας, οι ενεχυροδανειστές και αργυραμοιβοί, οι πάροχοι υπηρεσιών ανταλλαγής μεταξύ εικονικών νομισμάτων και παραστατικών νομισμάτων και οι πάροχοι υπηρεσιών θεματοφυλακής ψηφιακών πορτοφολιών.

Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν να ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία, την Αρχή Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας.

Η υποχρέωση αυτή αφορά και κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής. Η καλόπιστη γνωστοποίηση πληροφοριών προς την Αρχή ή εντός του υπόχρεου προσώπου δεν συνεπάγεται οποιουδήποτε είδους ευθύνη για το υπόχρεο πρόσωπο και τους υπαλλήλους του, ακόμη και αν αποδειχθεί ότι δεν υπήρξε εγκληματική δραστηριότητα, ούτε μπορεί να αποτελέσει λόγο καταγγελίας της εργασιακής σύμβασης ή μεταβολή των όρων της επί το δυσμενέστερο. Επιπρόσθετα, τα φυσικά πρόσωπα που αναφέρουν τις υπόνοιές τους για νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας, προστατεύονται από πιθανή εκδίκηση ή εκφοβισμό, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 9 του Ν. 2928/2001. Οι αναφορές υποβάλλονται ηλεκτρονικά στη σελίδα της Αρχής Καταπολέμησης της Νομιμοποίησης Εσόδων από Εγκληματικές Δραστηριότητες, ακολουθώντας τις οδηγίες της σχετικής σελίδας (hellenic-fiu.gr).

Τα υπόχρεα πρόσωπα εφαρμόζουν μέτρα δέουσας επιμέλειας ως προς τους πελάτες τους στις εξής περιπτώσεις:

1. Όταν συνάπτουν επιχειρηματική σχέση
2. Όταν διενεργούν περιστασιακή συναλλαγή που ανέρχεται σε ποσό ίσο ή μεγαλύτερο των δεκαπέντε χιλιάδων (15.000) ευρώ
3. Όταν πρόκειται για πρόσωπα που εμπορεύονται αγαθά και διενεργούν περιστασιακή συναλλαγή σε μετρητά που αφορά ποσό δέκα χιλιάδων (10.000) ευρώ τουλάχιστον
4. Όταν υπάρχει υπόνοια νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή χρηματοδότησης της τρομοκρατίας και

Όταν υπάρχουν αμφιβολίες για την ταυτότητα του πελάτη ή του πραγματικού δικαιούχου.

Υπόχρεα πρόσωπα και οι ευθύνες τους

Κατηγορίες υπόχρεων προσώπων

Ο κανονισμός της Α.Α.Δ.Ε. ορίζει ότι συγκεκριμένες κατηγορίες επιχειρήσεων και επαγγελματιών έχουν ιδιαίτερες ευθύνες ως προς την εφαρμογή της Δέουσας Επιμέλειας. Οι βασικές κατηγορίες είναι:

• Εξωτερικοί λογιστές - φοροτεχνικοί και νομικά πρόσωπα παροχής λογιστικών - φοροτεχνικών υπηρεσιών, καθώς και ιδιώτες ελεγκτές: Αυτοί οι επαγγελματίες διαχειρίζονται οικονομικά στοιχεία και φορολογικές δηλώσεις, και επομένως φέρουν την ευθύνη για την ορθή καταγραφή και αξιολόγηση των συναλλαγών.
• Μεσίτες ακινήτων: Ειδικότερα για συναλλαγές των οποίων η αξία ανέρχεται σε τουλάχιστον 10.000 ευρώ, οι μεσίτες οφείλουν να εφαρμόζουν αυστηρά μέτρα επιμέλειας για την ταυτοποίηση και αξιολόγηση των πελατών τους.
• Έμποροι και εκπλειστηριαστές αγαθών μεγάλης αξίας: Όταν η αξία της συναλλαγής ξεπερνά τα 10.000 ευρώ, οι έμποροι και οι εκπλειστηριαστές οφείλουν να εφαρμόζουν τα μέτρα δέουσας επιμέλειας.

 Ορισμός «Εμπόρων Αγαθών Μεγάλης Αξίας»

Για τους έμπορους αγαθών μεγάλης αξίας, ο κανονισμός διευκρινίζει επιπλέον τις κατηγορίες αγαθών για τα οποία ισχύουν οι συγκεκριμένες υποχρεώσεις:

1. Επιχειρήσεις εμπορίας πολύτιμων και ημιπολύτιμων λίθων, επεξεργασίας και εμπορίας πολύτιμων μετάλλων και παράγωγων προϊόντων, εμπορίας μαργαριταριών, κοραλλιών, καθώς και κατασκευής και εμπορίας κοσμημάτων και ρολογιών.
2. Επιχειρήσεις εμπορίας παλαιών αντικειμένων αξίας (αντίκες), αρχαιοτήτων, μεταλλίων, παλαιών γραμματοσήμων, νομισμάτων και λοιπών συλλεκτικών ειδών αξίας, καθώς και επιχειρήσεις ή επαγγελματίες που ασχολούνται με την παραγωγή ή κατασκευή και εμπορία έργων τέχνης γενικά, συμπεριλαμβανομένων των μουσικών οργάνων.
3. Πρόσωπα που εμπορεύονται ή ενεργούν ως μεσάζοντες στο εμπόριο έργων τέχνης, συμπεριλαμβανομένου του εμπορίου που πραγματοποιείται σε αίθουσες έργων τέχνης και οίκους δημοπρασιών.
4. Επιχειρήσεις παραγωγής και εμπορίας ταπήτων και χαλιών, ειδών γουνοποιίας, δερμάτινων ειδών και ενδυμάτων γενικά.
5. Επιχειρήσεις εμπορίας επιβατικών αυτοκινήτων ιδιωτικής χρήσης, ελικοπτέρων, αεροσκαφών και σκαφών αναψυχής γενικά.

 Ευθύνες και Υποχρεώσεις

Οι υπόχρεοι φορείς οφείλουν να εφαρμόσουν διαδικασίες δέουσας επιμέλειας που περιλαμβάνουν:

• Ταυτοποίηση και επαλήθευση πελατών: Χρήση αξιόπιστων τεκμηρίων για την ταυτοποίηση του πελάτη, όπως έγγραφα ταυτότητας, αποδεικτικά κατοικίας και οικονομικές πληροφορίες.
• Αξιολόγηση κινδύνου του δημιουργία προφίλ του πελάτη: Ενδελεχής έρευνα για το ιστορικό συναλλαγών, τις πηγές εισοδήματος και τυχόν παρελθοντικές παρατυπίες.
• Κατανόηση Συναλλαγών: Συγκέντρωση πληροφοριών σχετικά με τη φύση και τον σκοπό της επιχειρηματικής σχέσης.
• Καταγραφή και αρχειοθέτηση: Οργάνωση και διατήρηση πλήρων αρχείων των πληροφοριών και των συναλλαγών, ώστε σε περίπτωση ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές να υπάρχει η απαραίτητη τεκμηρίωση.
• Συνεχής παρακολούθηση: Εφαρμογή τεχνολογικών εργαλείων για την τακτική παρακολούθηση των συναλλαγών και την ανίχνευση οποιωνδήποτε ύποπτων ενεργειών.

 Αναφορές Ύποπτων Συναλλαγών προς την Αρχή ( άρθρο 22 του Ν. 4557/30-7-2018 )

Τα υπόχρεα πρόσωπα και οι υπάλληλοί τους, στους οποίους περιλαμβάνονται τα διευθυντικά στελέχη, οφείλουν να:

1. Ενημέρωση: Ενημερώνουν αμελλητί, με δική τους πρωτοβουλία, την Αρχή, όταν γνωρίζουν ή έχουν σοβαρές ενδείξεις ή υποψίες ότι χρηματικά ποσά, ανεξαρτήτως του ύψους τους, συνιστούν έσοδα από εγκληματικές δραστηριότητες ή σχετίζονται με χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Η υποχρέωση αυτή αφορά και σε κάθε περίπτωση απόπειρας ύποπτης συναλλαγής και
2. Πληροφόρηση: Παρέχουν αμελλητί στην Αρχή, την αρμόδια αρχή και σε άλλες δημόσιες αρχές που είναι επιφορτισμένες με καθήκοντα για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες ή της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, ύστερα από αίτημα τους, όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες και στοιχεία.

Βέλτιστες πρακτικές για την εφαρμογή της δέουσας επιμέλειας

 Τεχνικές Οδηγίες και Διαδικασίες

Οι υπόχρεοι φορείς καλούνται να υιοθετήσουν συγκεκριμένες τεχνικές οδηγίες που έχουν σχεδιαστεί για να ενισχύσουν τη διαδικασία εντοπισμού και αναφοράς ύποπτων συναλλαγών.

Οι κύριες διαδικασίες περιλαμβάνουν:

• Αυτοματοποιημένα Συστήματα Ελέγχου: Η χρήση προηγμένων λογισμικών (π.χ. ERP, λογισμικά AML) που επιτρέπουν την ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και την ανίχνευση μη φυσιολογικών προτύπων. Τα συγκεκριμένα λογισμικά ενσωματώνουν αλγόριθμους ανάλυσης δεδομένων και τεχνητής νοημοσύνης για τον εντοπισμό ύποπτων συναλλαγών.
• Ενοποίηση Πληροφοριακών Συστημάτων: Διασύνδεση των εσωτερικών συστημάτων της επιχείρησης με πλατφόρμες που παρέχουν ενημερωμένες βάσεις δεδομένων για την ταυτοποίηση πελατών.
• Αυτόματη Ειδοποίηση και Αναφορά: Συστήματα που στέλνουν αυτόματα ειδοποιήσεις στους υπεύθυνους μόλις εντοπιστεί κάποια ανωμαλία, επιταχύνοντας τη διαδικασία αναφοράς.

Εκπαίδευση και Ενημέρωση: Συνεχής κατάρτιση του προσωπικού ώστε να εξοικειώνεται με τις νέες τεχνολογικές εξελίξεις και τα εργαλεία ελέγχου.